Guide · post til virksomheden
e-Boks Erhverv er virksomhedens digitale postkasse, hvor du læser post fra myndigheder og fra private afsendere som bank, forsikring og pensionsselskab. Det er gratis at modtage post, og du logger på med MitID Erhverv eller MitID Privat til Erhverv. Her får du login, adgange til medarbejdere og rådgiver og de typiske faldgruber.
Bogføring 995 kr./md. op til 30 bilag ekskl. moms. Skriv dit nummer, så ringer vi dig op – eller ring på 30 201 202 (man–fre 8–16).
Det korte svar
e-Boks er en digital postkasse, som mange danskere kender fra deres private post. Samme løsning findes i en udgave til virksomheder. Når vi i denne guide skriver e-Boks Erhverv, mener vi virksomhedens postkasse i e-Boks, som hører til CVR-nummeret og ikke til dit CPR-nummer.
Forskellen er vigtig. Din private e-Boks indeholder lønsedler, årsopgørelse og breve til dig som person. Virksomhedens postkasse indeholder breve til virksomheden: momsbreve, rykkere, afgørelser og meddelelser fra Erhvervsstyrelsen, kommune og andre myndigheder, men også breve fra banken og andre private afsendere, som virksomheden har aftaler med.
Driver du enkeltmandsvirksomhed, kan det føles som én postkasse, fordi du logger på med dit eget MitID. Posten er alligevel delt, og du skal huske at kigge i virksomhedens del. Har du et ApS, er postkassen helt adskilt fra din private.
Kort sagt: e-Boks Erhverv er stedet, hvor både offentlige og private breve til virksomheden lander, og det er virksomhedens ansvar, at nogen læser dem.
Tre steder at læse
Myndigheder sender til virksomheden via Digital Post. Den kan læses i e-Boks, på Virk, i mit.dk eller i Digital Post-appen – det er den samme post, uanset hvor du åbner den.
Bank, forsikring, pensionsselskab og leverandører kan sende til virksomheden via e-Boks. Den post ligger kun i e-Boks og ikke på Virk.
Uanset afsender er det typisk her, fristerne gemmer sig: moms, betalinger, høringer og påmindelser om årsrapporten.
Log ind
Du logger på via e-boks.dk eller e-Boks-appen og vælger login for virksomheder. Det kræver enten MitID Erhverv eller MitID Privat til Erhverv. Hvilken af dem virksomheden bruger, afhænger af virksomhedsformen. Enkeltmandsvirksomheder bruger typisk MitID Privat til Erhverv, hvor du logger på med dit private MitID og vælger virksomheden. Selskaber bruger MitID Erhverv, som administreres af virksomhedens MitID-administrator på mitid-erhverv.dk.
Første gang en medarbejder logger på med MitID Erhverv, opretter e-Boks brugeren i virksomhedens postkasse. Ifølge e-Boks’ egen brugersupport skal en administrator i e-Boks derefter give brugeren de rettigheder, der passer til opgaven.
Får du en fejl ved login, skyldes det oftest, at medarbejderen ikke er oprettet i MitID Erhverv, eller at virksomhedens Digital Post endnu ikke har en rettighedsadministrator. Begge dele løses hos virksomheden selv – ikke hos e-Boks.
Trin for trin
Tjek, om virksomheden bruger MitID Erhverv eller MitID Privat til Erhverv. Selskaber skal have en MitID-administrator, som opretter medarbejderne.
Log på en Digital Post-platform. Virksomheder med MitID Erhverv sendes videre til Rettighedsportalen, hvor en medarbejder bliver rettighedsadministrator.
Log på e-Boks Erhverv, tjek mapper og tilmeld besked om ny post på e-mail eller sms, så intet ligger ulæst.
På farten
Du behøver ikke sidde ved computeren for at holde øje med posten. Med e-Boks-appen kan du logge på virksomhedens postkasse og få push-beskeder, når der kommer nyt. Ifølge Virk kan du også få push-notifikationer om ny Digital Post i Digital Post-appen og i mit.dk-appen.
Vil du hellere have besked på mail eller sms, tilmelder du det under indstillingerne, når du er logget ind. Virk oplyser, at beskeder på e-mail og push sendes mellem kl. 8 og 18, mens sms-beskeder kun sendes mellem kl. 10 og 18. Har du allerede åbnet posten, får du ingen besked.
Vær opmærksom på, at det kræver avanceret adgang at ændre beskedindstillinger for virksomhedens Digital Post. Har du kun basisadgang, må rettighedsadministratoren hjælpe. Brug gerne en fælles mailadresse, som flere i virksomheden kan se, så beskederne ikke forsvinder, når én person er på ferie.
Roller
Opretter og lukker medarbejdernes MitID Erhverv på mitid-erhverv.dk. Uden en aktiv administrator kan nye medarbejdere slet ikke logge på virksomhedens postkasse.
Styrer adgangen til virksomhedens Digital Post i Rettighedsportalen og kan give adgang til medarbejdere, andre virksomheder og rådgivere.
Styrer brugere og rettigheder i virksomhedens postkasse i e-Boks, fx hvem der må se hvilke mapper. Det er ofte den samme person, men det behøver det ikke at være.
Adgange
Det er sjældent ejeren alene, der skal læse posten. Bogholderen skal se momsbreve, og revisoren skal se breve om årsrapport og skat. Der er to spor, alt efter hvilken post det drejer sig om.
En administrator i virksomhedens e-Boks kan give medarbejdere adgang til postkassen og bestemme, hvad de må. Se e-Boks’ vejledning om adgange.
Adgang til den offentlige post styres i Rettighedsportalen for Digital Post af virksomhedens rettighedsadministrator.
Ifølge Virk kan I give en revisor eller anden rådgiver adgang til virksomhedens Digital Post i Rettighedsportalen – også med en slutdato.
Stopper en medarbejder eller skifter I rådgiver, så fjern adgangen samme dag. Det gøres de samme steder, som den blev givet.
Post og papir
Mange blander de to sammen, og det er forståeligt. Digital Post er den fællesoffentlige løsning, som myndigheder bruger til at sende sikker post. e-Boks er en af de platforme, hvor du kan læse den. Derfor kan det samme brev fra Skattestyrelsen ses både i e-Boks og på Virk.
e-Boks Erhverv kan mere end Digital Post, fordi private afsendere også kan sende dertil. Omvendt kan e-Boks ikke give dig adgang til Digital Post, før virksomheden har en rettighedsadministrator. Vil du vide, hvordan den offentlige del virker, så læs vores guide til Digital Post for virksomheder.
Bruger du også virksomhedens selvbetjening hos myndighederne, finder du login, ændringer og indberetninger i vores guide til Virk.
Pligten
Virksomheden har pligt til at læse den Digital Post, den modtager fra offentlige myndigheder. Et brev anses som udgangspunkt for at være kommet frem, når det er tilgængeligt i postkassen – også selvom ingen har åbnet det, jf. lov om Digital Post. En overset frist er derfor din risiko, ikke myndighedens.
Rykkere og afgørelser fra Skattestyrelsen har ofte en klagefrist. Læser du dem sent, kan fristen være overskredet.
Påmindelser om årsrapporten og breve om tvangsopløsning kommer digitalt. De skal tages alvorligt med det samme.
Ændrede vilkår, kontoudtog og opsigelser fra private afsendere ligger kun i e-Boks.
Fejl vi ser
Den mest almindelige fejl er, at ingen føler sig ansvarlig. Ejeren tror, bogholderen kigger, og bogholderen har ingen adgang. Aftal, hvem der tjekker posten, og hvor ofte.
Den anden fejl er, at beskeder om ny post går til en gammel mailadresse. Tjek indstillingerne for besked om ny post, så de rammer en indbakke, nogen faktisk læser. Ifølge Virk sendes sms-beskeder om ny Digital Post kun mellem kl. 10 og 18.
Den tredje fejl er gamle adgange. En tidligere medarbejder eller en tidligere rådgiver med adgang til virksomhedens post er en unødig risiko. Gå adgangene igennem mindst én gang om året.
Den fjerde fejl er at tro, at virksomheden er fritaget. Det kan en virksomhed kun blive i særlige tilfælde, fx hvis virksomheden ikke kan få en internetforbindelse på 512 kbit. Er du fritaget privat, gælder det ikke automatisk din personligt ejede virksomhed.
Ophør
Når en virksomhed ophører, fjernes de eksisterende adgange til dens Digital Post. Ifølge Virk opbevares posten fra det offentlige i 10 år efter ophøret, og den tidligere ejer kan anmode om adgang til det gamle indhold i Rettighedsportalen.
Post fra private afsendere i e-Boks er ikke omfattet af den regel. Har du brug for den, skal du kontakte e-Boks direkte. Gem derfor vigtige breve fra bank og forsikring, før du lukker virksomheden.
Skifter virksomheden ejer, så sørg for at overdrage MitID-administrator, rettighedsadministrator og e-Boks-administrator til den nye ledelse som en del af overdragelsen.
Rutine
Det bedste råd er kedeligt: tjek posten på faste dage. For de fleste små virksomheder er to gange om ugen nok, når der også er besked om ny post på mail. I perioder med momsfrist eller årsafslutning kan det betale sig at kigge dagligt.
Lav en enkel regel for, hvad der sker med et brev, når det er læst. Breve med en frist sendes videre til den, der skal handle – fx bogholderen – med fristen skrevet i emnelinjen. Breve uden handling arkiveres. Så kan alle se, hvad der er klaret.
Brug mapper i postkassen til at skille tingene ad, fx skat og moms, bank, forsikring og Erhvervsstyrelsen. Det gør det hurtigere at finde et brev, når revisoren spørger efter det ved årsafslutningen.
Har du flere virksomheder, fx et holdingselskab og et driftsselskab, har hvert CVR-nummer sin egen postkasse. Husk at tjekke dem alle – det er en klassiker, at holdingselskabets post bliver overset.
Sikkerhed
Svindlere udgiver sig jævnligt for at være myndigheder eller e-Boks. Ifølge Virk indeholder beskeder om ny Digital Post som udgangspunkt ikke klikbare links til, hvor du læser posten, og myndigheder beder ikke uopfordret om personlige oplysninger på sms, mail eller telefon.
Gå derfor altid selv ind på e-boks.dk eller åbn appen, i stedet for at klikke på et link i en besked. Er du i tvivl om et brev, så kontakt afsenderen via et nummer, du selv har fundet.
Del aldrig dit MitID med en kollega eller rådgiver for at give adgang. Giv i stedet en rigtig adgang i e-Boks eller Rettighedsportalen. Det er både sikrere og nemmere at fjerne igen.
Samarbejde
Når vi laver bogføring og moms for en virksomhed, er mange af de breve, der lander i e-Boks Erhverv, relevante for os: kontoudtog, momsafgørelser, rykkere og breve om årsrapporten. Jo hurtigere vi ser dem, jo færre overraskelser.
Den sikre vej er en rigtig adgang. Til den offentlige post giver du adgang i Rettighedsportalen, og til resten af posten i e-Boks. Så slipper du for at videresende breve, og du kan altid se og fjerne adgangen igen.
Er du i tvivl om, hvordan adgangene skal sættes op, så ring på 30 201 202. Vi hjælper gerne med at finde ud af, hvem der skal have hvilken rolle i virksomheden.
Mindre at holde øje med
Som kunde hos Digitalt Bogholderi får du adgang til vores interne system, der henter posten ind fra e-Boks og Digital Post. Så behøver du ikke selv at logge ind og holde øje med det.
Læs mere om, hvad vi tager os af, under vores bogholderiydelser, eller ring på 30 201 202 (man–fre 8–16).
Spørgsmål og svar
Det er gratis for virksomheden at modtage og læse post i e-Boks. Det er afsenderen, der betaler for at sende.
Du logger på via e-boks.dk eller appen med MitID Erhverv eller MitID Privat til Erhverv og vælger virksomheden.
Nej. Digital Post er den offentlige løsning, og e-Boks er en af de platforme, hvor du kan læse den. I e-Boks kan du også få post fra private afsendere.
Ja. I kan give en rådgiver adgang til virksomhedens Digital Post i Rettighedsportalen og give medarbejdere adgang i e-Boks. Adgangen kan få en slutdato.
Post fra myndigheder anses som udgangspunkt for modtaget, når den er tilgængelig i postkassen. Frister løber derfor, også selvom brevet er ulæst.
Har du en virksomhed, har den sin egen postkasse ved siden af din private. Har du enkeltmandsvirksomhed med MitID Privat til Erhverv, logger du på med dit eget MitID og vælger virksomheden.
MitID-administratoren opretter medarbejderens MitID Erhverv. Derefter giver rettighedsadministratoren adgang til Digital Post, og administratoren i e-Boks giver adgang til postkassen.
Ja. Du kan tilmelde besked om ny post på e-mail eller sms og få push-beskeder i appen.
Bogføring hos os koster 995 kr./md. op til 30 bilag ekskl. moms, og opgaver uden for aftalen koster 750 kr./time ekskl. moms.
Kontakt
Ring på 30 201 202 (man–fre 8–16) eller skriv til os. Vi hjælper med bogføring, moms og årsrapport, så breve fra e-Boks Erhverv ikke bliver liggende.
Efter en kort snak får du en fast pris, før vi går i gang.
