Guide · post fra det offentlige
Digital Post er den fællesoffentlige løsning, som myndigheder bruger til at sende sikker post til alle virksomheder med et CVR-nummer. Virksomheden tilmeldes automatisk ved registreringen og har pligt til at læse posten. For at logge på skal virksomheden have MitID Erhverv eller MitID Privat til Erhverv og en rettighedsadministrator.
Bogføring 995 kr./md. op til 30 bilag ekskl. moms. Skriv dit nummer, så ringer vi dig op – eller ring på 30 201 202 (man–fre 8–16).
Det korte svar
Det er Danmarks fællesoffentlige it-løsning til sikker kommunikation mellem myndigheder, borgere og virksomheder. Ifølge Virk modtager alle virksomheder, foreninger mv. med et CVR-nummer post fra offentlige myndigheder her.
For en virksomhed betyder det, at breve fra Skattestyrelsen, Erhvervsstyrelsen, kommunen og andre myndigheder ikke kommer med posten, men digitalt. Det gælder også afgørelser, rykkere og breve med frister.
Du kan læse virksomhedens post fire steder: på Virk, i e-Boks, i mit.dk og i Digital Post-appen. Det er den samme post, uanset hvor du åbner den – så vælg det sted, du faktisk bruger.
Den offentlige post erstatter ikke den post, virksomheden får fra private afsendere som bank og forsikring. Den kommer i e-Boks eller mit.dk, men den offentlige post er det, loven stiller særlige krav til.
Fra start
Når virksomheden registreres i CVR, bliver den automatisk tilmeldt. Du skal ikke selv melde dig til.
De første 12 dage er virksomheden omfattet af en karensperiode, hvor myndigheder ikke kan sende post. Logger du ind i postkassen, brydes karensperioden.
Virksomheden får også et fysisk brev fra Digitaliseringsstyrelsen med besked om at logge på en af platformene.
Login
Adgang til postkassen kræver, at virksomheden har MitID Erhverv eller MitID Privat til Erhverv, og at den har fået tildelt en rettighedsadministrator. Det er virksomhedsformen, der afgør, hvilken type MitID virksomheden kan have.
Selskaber bruger MitID Erhverv. Første gang I logger på en af platformene, sendes I videre til Rettighedsportalen. Her følger en proces, som ender med, at en medarbejder bliver rettighedsadministrator. Derefter kan vedkommende logge på og læse posten.
Enkeltmandsvirksomheder bruger typisk MitID Privat til Erhverv og får automatisk tildelt en rettighedsadministrator. Adgangen kan aktiveres, når du logger på, og du behøver ikke gå via Rettighedsportalen. Læs mere om login og MitID i vores guide til virk.dk.
Læsepligt
Virksomheden har pligt til at læse den post, den modtager fra offentlige myndigheder. Efter lov om Digital Post fra offentlige afsendere § 10 anses en meddelelse for at være kommet frem, når den er tilgængelig i postløsningen. Det er altså ikke et krav, at nogen har åbnet den.
Klagefrister og betalingsfrister regnes fra det tidspunkt, hvor brevet er tilgængeligt – ikke fra det tidspunkt, du opdager det.
At ingen i virksomheden havde adgang, ændrer ikke på, at brevet er kommet frem. Få derfor en rettighedsadministrator på plads med det samme.
En virksomhed kan kun fritages i særlige tilfælde, fx hvis virksomheden ikke kan få en internetforbindelse på 512 kbit, ved handicap eller afsoning, og kun hvis ingen andre kan administrere posten. En fritagelse gælder højst to år.
Roller
Rettighedsadministratoren er nøglen til virksomhedens post fra myndighederne. Uden en rettighedsadministrator kan ingen læse posten, uanset hvem der ejer virksomheden.
Rettighedsadministratoren kan i Rettighedsportalen give sig selv og andre medarbejdere adgang og rettigheder til postkassen.
Rollen kan gives videre til andre medarbejdere. Det er klogt at have mindst to, så posten ikke afhænger af én person.
Andre virksomheder og privatpersoner kan få adgang til virksomhedens post, fx revisor eller bogholder.
Har virksomheden ingen rettighedsadministrator, kan I anmode om en ny via Virk. Processen afhænger af virksomhedsform og MitID-type.
Virksomhedsform
Reglerne er de samme for alle virksomheder med CVR-nummer, men hverdagen ser forskellig ud alt efter virksomhedsformen.
Du bruger typisk MitID Privat til Erhverv og får automatisk en rettighedsadministrator. Er du fritaget privat, gælder det ikke automatisk virksomheden.
Selskabet bruger MitID Erhverv, og en medarbejder skal gennem Rettighedsportalen for at blive rettighedsadministrator.
Holdingselskabet har sit eget CVR-nummer og dermed sin egen postkasse. Den bliver ofte glemt, fordi der sjældent sker noget i selskabet.
Besked
Den nemmeste måde at overholde læsepligten på er at få besked, når der kommer noget. På Virk logger du på postkassen, klikker på Indstilling og vælger Besked om ny post. Her tilføjer du e-mail og mobilnummer og bekræfter tilmeldingen.
Du modtager tidligst sms om ny post to timer efter, at posten er kommet. Har du allerede åbnet brevet, får du ingen besked. Brug gerne en fælles mailadresse, som flere i virksomheden kan se.
Virksomheden kan også få servicebeskeder fra det offentlige på sms, kaldet NemSMS. Du tilmelder dig under Virksomhedens oplysninger i Mit Virk. NemSMS sendes mellem kl. 8 og 18.
Husk, at det kræver avanceret adgang at ændre beskedindstillinger og NemSMS. Har du kun basisadgang, må rettighedsadministratoren hjælpe.
Adgang til rådgiver
Rettighedsadministratoren logger på Rettighedsportalen med virksomhedens MitID.
Vælg at give en anden virksomhed eller privatperson adgang, fx dit revisor- eller bogholderfirma. Sæt gerne en slutdato, så adgangen fjernes automatisk.
Rådgiverens egen rettighedsadministrator giver derefter de relevante medarbejdere adgangen hos dem.
Adgange
En ny rettighedsadministrator får automatisk adgang til at læse, skrive og administrere post fra offentlige myndigheder. Rettighederne kan fravælges igen på Rettighedsportalen, hvis personen kun skal administrere og ikke læse.
Virk skelner mellem basisadgang og avanceret adgang. Fx kræver det avanceret adgang at tilmelde og ændre beskeder om ny post på e-mail og sms. Giv derfor kun avanceret adgang til dem, der skal styre indstillingerne.
Når en medarbejder stopper, så fjern adgangen i Rettighedsportalen samme dag. Det samme gælder, når virksomheden skifter rådgiver. En adgang kan også få en slutdato fra starten.
Gennemgå adgangene mindst én gang om året. Lav en kort liste over, hvem der er rettighedsadministrator, hvem der har avanceret adgang, og hvilke eksterne rådgivere der kan se posten. Listen er også nyttig, hvis virksomheden skifter direktør eller sælges.
Platforme
Det er den samme post fra myndighederne, uanset om du læser den på Virk, i e-Boks, i mit.dk eller i den officielle app. Valget handler om vane og om, hvilken anden post virksomheden får.
Får virksomheden også post fra bank, forsikring og andre private afsendere, ligger den i e-Boks eller mit.dk og ikke på Virk. Mange vælger derfor at samle det hele i én af dem. Læs om e-Boks Erhverv, hvis det er jeres valg.
Større virksomheder kan bruge et modtagersystem, der henter posten direkte ind i virksomhedens egne systemer, fx et sags- eller mailsystem. Så kan posten ikke længere læses på de almindelige platforme, og opsætningen bør ske sammen med systemleverandøren.
Uanset platform kan du få besked om ny post på e-mail, sms eller som push-besked. Ifølge Virk sendes e-mail og push mellem kl. 8 og 18, mens sms kun sendes mellem kl. 10 og 18.
Sikkerhed
Svindlere udgiver sig jævnligt for at være myndigheder. Ifølge Virk beder offentlige myndigheder ikke uopfordret om personlige oplysninger via sms, e-mail eller opkald, og beskeder om ny post indeholder som udgangspunkt ikke klikbare links.
Log derfor altid selv på via virk.dk, e-Boks, mit.dk eller appen i stedet for at klikke på et link. Er du i tvivl, så ring til myndigheden på et nummer, du selv har fundet.
Del aldrig MitID med kolleger eller rådgivere for at give adgang til virksomhedens post. Brug i stedet Rettighedsportalen, hvor adgangen kan dokumenteres og fjernes igen.
Ophør
Når en virksomhed ophører, fjernes alle eksisterende adgange til postkassen. Posten og indholdet slettes 10 år efter ophørsdatoen, jf. Virk.
I perioden indtil sletning kan den tidligere ejer anmode om adgang til det gamle indhold via Rettighedsportalen og dokumentere relationen, fx med et ophørsbevis eller et CVR-udtræk. Virk oplyser en forventet sagsbehandlingstid på 10 arbejdsdage.
Kurator, likvidator og bobestyrer kan også få adgang, når de kan dokumentere deres udpegning. En sådan adgang gælder kun post fra offentlige myndigheder – ikke post fra private afsendere i e-Boks eller mit.dk.
Rutine
Aftal, hvem der tjekker posten, og hvor ofte. For de fleste små virksomheder er to gange om ugen nok, når der også er besked på mail. Omkring momsfrister og årsafslutning kan det betale sig at kigge oftere.
Breve med en frist sendes videre til den, der skal handle, med fristen tydeligt markeret. Breve uden handling arkiveres. Så kan alle se, hvad der er klaret, og intet bliver liggende.
Har du flere selskaber, så lav rutinen for hvert CVR-nummer. Det er netop de stille selskaber, hvor en rykker eller en påmindelse om årsrapporten let bliver overset.
Udenlandske
Udenlandske virksomheder med et dansk CVR-nummer er også omfattet af loven og modtager post fra danske myndigheder på samme måde som danske virksomheder. Løsningen kan bruges på engelsk.
Har virksomheden hverken MitID eller digital signatur, skal den ifølge Virk udfylde blanket 40.110 og sende den til Erhvervsstyrelsen. Aktivering og administration kan også overlades til en rådgiver.
Samarbejde
Mange af de breve, der kommer i virksomhedens postkasse, handler om tal: momsafgørelser, rykkere for manglende indberetning, forskudsregistrering og påmindelser om årsrapporten. Det er netop de breve, bogholderen eller revisoren skal reagere på.
Når rådgiveren har sin egen adgang via Rettighedsportalen, slipper du for at videresende breve, og der er ingen tvivl om, hvem der har set hvad. Adgangen kan have en slutdato og kan fjernes, når samarbejdet stopper.
Er du i tvivl om, hvordan adgangen skal sættes op, så ring på 30 201 202. Vi hjælper gerne med at finde ud af, hvem der skal have hvilken rolle.
Mindre at holde øje med
Som kunde hos Digitalt Bogholderi får du adgang til vores interne system, der henter posten ind fra e-Boks og Digital Post. Så behøver du ikke selv at logge ind og holde øje med det.
Læs mere om, hvad vi tager os af, under vores bogholderiydelser, eller ring på 30 201 202 (man–fre 8–16).
Spørgsmål og svar
Digital Post er den fællesoffentlige løsning, som myndigheder bruger til at sende sikker post til virksomheder med CVR-nummer.
Du logger på Virk, e-Boks, mit.dk eller appen med MitID Erhverv eller MitID Privat til Erhverv. Virksomheden skal have en rettighedsadministrator.
Nej. Virksomheden tilmeldes automatisk, når den registreres i CVR. De første 12 dage er der en karensperiode, som brydes, når I logger på.
Ja. Et brev anses for at være kommet frem, når det er tilgængeligt i postløsningen, også selvom det ikke er åbnet.
Den medarbejder, der i Rettighedsportalen styrer, hvem der har adgang til virksomhedens postkasse, også eksterne rådgivere.
Rettighedsadministratoren giver rådgiverens virksomhed adgang i Rettighedsportalen, gerne med en slutdato.
Kun i særlige tilfælde, fx hvis virksomheden ikke kan få en internetforbindelse på 512 kbit, ved handicap eller afsoning, og kun hvis ingen andre kan administrere posten. En fritagelse gælder højst to år.
Bogføring koster 995 kr./md. op til 30 bilag ekskl. moms, og opgaver uden for aftalen koster 750 kr./time ekskl. moms.
Kontakt
Ring på 30 201 202 (man–fre 8–16) eller skriv til os. Vi hjælper med bogføring, moms og årsrapport, så breve fra myndighederne ikke bliver liggende.
Efter en kort snak får du en fast pris, før vi går i gang.
