Momsafstemning får ofte skylden, når et kvartal ikke vil gå op. Tit sidder fejlen i banken. En post, der er bogført to gange. En indbetaling uden faktura. En gebyrlinje, ingen har taget.
Det her er en guide til bankafstemning i e-conomic. Ikke en gennemgang af moms i tre systemer. Den findes allerede. Og det er ikke en kørebogs-guide.
Hvad en bankafstemning egentlig er
Banken er sandheden om, hvad der er gået ind og ud. Bogføringen er jeres fortælling om det samme. Afstemningen er at sætte de to ved siden af hinanden og få dem til at sige det samme beløb på samme dag.
I e-conomic betyder det: bankens saldo på kontoudtoget skal være den samme som saldoen på bankkontoen i kontoplanen, når alle poster i perioden er med. Ikke «næsten». Ikke «det er tæt nok, vi tager det næste måned».
Hvis de to tal ikke er ens, kan momsen godt se pæn ud alligevel. Den er bare bygget på et forkert underlag.
Sådan kører vi det i e-conomic
Hent kontoudtoget for perioden. Ikke et skærmbillede. En fil eller et udtog, hvor dato, tekst og beløb er til at læse.
Åbn kassekladden eller bankafstemningen, alt efter hvordan I kører. Match hver linje fra banken med en post i e-conomic. En linje, én post. To indbetalinger samme dag fra samme kunde er to poster.
Det, der ikke matcher, får en grund. Ikke en kommentar i retning af «ok». Enten mangler der et bilag, eller posten er bogført på den forkerte konto, eller den hører til næste periode.
Når alle linjer er matchet, skal forskellen være nul. Først da er perioden lukket nok til, at vi rører momsen.
De fejl, vi ser oftest
Dobbelt bogføring af en kortbetaling, fordi både kvitteringen og banklinjen er slået ind. Banken har kun én linje. Bogføringen har to.
Indbetalinger uden faktura. Kunden har betalt, men fakturaen sidder som åben. Tilgodehavendet lyver, og momsen på salget kan være taget i den forkerte periode.
Gebyrer og rente, som banken trækker automatisk, og som aldrig er bogført. Små beløb. De flytter alligevel saldoen.
Overførsler mellem egne konti, bogført som omsætning eller omkostning. Det er ikke et salg. Det er penge, der flytter sig.
Bankafstemning og moms hænger sammen
Hvis en indtægt sidder i banken i marts og som faktura i april, bliver kvartalet skævt. Hvis et køb er bogført med moms, men aldrig har forladt banken, er fradraget taget på noget, der ikke er betalt, eller som slet ikke er sket.
Derfor laver vi banken først. Momsen bagefter. Omvendt rækkefølge er det, der giver «vi retter det i næste kvartal»-sager.
Bruger I Dinero eller Billy, er princippet det samme. Knapperne hedder noget andet. Banken skal stadig stemme, før I indberetter.
Hvor ofte
Hver måned, hvis der er mange linjer. Hver momsperiode som minimum. En gang om året er for sent. Så sidder fejlene i 12 kontoudtog, og ingen husker, hvad «diverse» i juni var.
Har I flere konti, afstemmes de hver for sig. Skattekontoen er en konto. Den skal også med.
Hvad I kan gøre, før I ringer
Eksporter kontoudtoget. Marker de linjer, I ikke kan kende. Sæt ikke selv en gætte-konto på, hvis I er i tvivl. En ærlig «uafklaret» er bedre end en forkert driftspost.
Hvis I vil have os til at køre det, arbejder vi i jeres e-conomic. I skal ikke sende et nyt system. Løbende bogføring starter ved 1.000 kr. om måneden. Timepris 600 kr., hvis det er et enkelt rod, der skal rettes uden et fast forløb.
Fredericia og København
Hovedkontor på Riddergade 17 i Fredericia. Én afdeling i København. Bankafstemning er digitalt arbejde. Vi behøver ikke sidde hos jer for at matche linjer.
Skriv eller ring på 30 201 202, hvis en periode ikke vil gå op. Send kontoudtoget og et screenshot af bankkontoen i e-conomic. Så kan vi sige, om det er en time eller et forløb.
Når I bruger bankintegration
e-conomic kan hente linjer automatisk. Det sparer tastearbejde. Det fjerner ikke afstemningen. En hentet linje er ikke en bogført post, før den er konteret og matchet. Lad integrationen stå åben med 30 umatchede linjer, og I har bare flyttet rodet ind i en anden fane.
Luk perioden, når forskellen er nul. Så kan næste måned starte rent.
Valuta og flere banker
Har selskabet en valutakonto, afstemmes den i den valuta, kontoen kører i, og kursdifferencer bogføres som kurs, ikke som drift I «lige putter på». To banker betyder to afstemninger. En fælles «bank»-konto i kontoplanen, hvor begge lander, er det, der gør nullet umuligt.